Nur jedes vierte Unternehmen bereit für E-Rechnungspflicht

Ab Januar 2027 gelten zunächst größere Unternehmen, ab 2028 dann für alle (mit Ausnahme bestimmter Kleinunternehmen) neue gesetzliche Vorgaben für elektronische Rechnungen. Ziel ist es, das Rechnungswesen stärker zu digitalisieren und manuelle Prozesse abzulösen. Die Studiendaten zeigen jedoch: Viele Unternehmen sind auf die Umstellung bislang nicht ausreichend vorbereitet. Denn eine echte E-Rechnung ist kein einfaches Bild in Form einer PDF, sondern ein maschinenlesbares Datenformat, wie beispielsweise Xrechnung oder ZUGFeRD.

Rechnungswesen bleibt überraschend analog

Mit Blick auf die E-Rechnungspflicht ab 2027 zeigt sich bei vielen Unternehmen erheblicher Nachholbedarf. Zwar ist Buchhaltungssoftware mit 39 Prozent das meistgenutzte Tool zur Rechnungserstellung, gleichzeitig arbeitet jedoch rund jedes fünfte Unternehmen weiterhin mit klassischen Office-Lösungen: 11 Prozent nutzen Excel, 10 Prozent lediglich Word. Diese Programme erfüllen allerdings nicht die künftigen Anforderungen an elektronische Rechnungen. „Die Zahlen zeigen, dass viele Unternehmen die E-Rechnungspflicht noch als reine Compliance-Aufgabe betrachten", meint Andreas Seifert, CEO von easybill. Unternehmen müssen seiner Einschätzung nach in den kommenden Monaten nicht nur neue Formate einführen, sondern häufig auch ihre internen Abläufe modernisieren.

Erste Erfahrungen vorhanden, aber Routine fehlt

Von einer etablierten Praxis, E-Rechnungen zu nutzen, ist die Mehrheit deutscher Unternehmen der Studie zufolge noch weit entfernt: Nur 42 Prozent versenden regelmäßig E-Rechnungen, 25 Prozent haben bisher nur vereinzelte Versuche unternommen und 33 Prozent haben noch keine einzige E-Rechnung verschickt. Viele Unternehmen sammeln demnach erste Erfahrungen, haben ihre Prozesse aber noch nicht dauerhaft umgestellt.

Unsicherheit trotz nahender Deadline

Die Studiendaten zeigen deutliche Wissenslücken: Nur 37 Prozent der Unternehmen kennen die gesetzlichen Anforderungen vollständig, 33 Prozent nur teilweise und 28 Prozent kaum oder gar nicht. Gleichzeitig fühlen sich viele Unternehmen nur teilweise auf die neuen Vorgaben vorbereitet. Diese Unsicherheit erhöht das Risiko für Fehler und Verzögerungen bei der Umstellung.

Technische Hürden, Wissenslücken – und wenig Zeit

Unternehmen, die noch nicht vorbereitet sind, sehen sich mit mehreren Herausforderungen konfrontiert: 36 Prozent nennen die technische Umsetzung als größte Hürde, 29 Prozent sind unsicher bei den gesetzlichen Vorgaben und 27 Prozent fehlt das notwendige Wissen. Besonders kritisch: Nur knapp ein Viertel (24 Prozent) hat die Umstellung bereits abgeschlossen. 38 Prozent befinden sich mitten im Prozess, 29 Prozent haben noch gar nicht begonnen oder stehen erst am Anfang der Planung. Das liegt vor allem an der Furcht vor hohem Umstellungsaufwand und hohen Kosten. „Die technische Umsetzung klingt für viele Unternehmen nach einem großen Aufwand, dabei ist die Hürde in der Praxis oft kleiner als gedacht", erläutert Benjamin Klein, Kundenbetreuer bei easybill. Moderne Software erstelle eine konforme E-Rechnung mit wenigen Klicks, zu Kosten von wenigen Euro im Monat.

Über die Studie

Die angeführten Daten basieren auf einer repräsentativen Befragung von 502 Unternehmen in Deutschland, durchgeführt von YouGov im Auftrag von easybill. Gegenstand der Untersuchung war der Stand der Vorbereitung auf die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung ab Januar 2027.